Betriebskosten korrekt abrechnen: Die fünf häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung
Viele Vermieter unterlaufen Fehler bei der Nebenkostenabrechnung – und riskieren damit Rückforderungen oder Streitigkeiten. Hier zeigen wir Ihnen die häufigsten Fallstricke und wie Sie sie vermeiden.
1. Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten
Nicht alles, was anfällt, darf umgelegt werden. Typische Fehler:
- Verwaltungskosten abrechnen
- Instandhaltungskosten als Betriebskosten deklarieren
- Kosten für Reparaturen und Sanierungen (z. B. defekte Heizung, Dachreparatur)
- Bankgebühren, Kontoführungsentgelte
- Beiträge zu Haus- oder Grundbesitzervereinen
- Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst (z. B. Steuerberater oder Verwaltungsgebühren)
- Rechtsberatungskosten, Mahngebühren und Gerichtskosten
- Rücklagenzuführungen (z. B. bei Wohnungseigentümergemeinschaften)
- Anschaffungskosten von Geräten (z. B. neuer Rasenmäher, Waschmaschine im Gemeinschaftsraum)
Tipp: Wie sich die Bruttowarmmiete zusammensetzt, erklären wir im Artikel Bruttowarmmiete.
2. Fehlende oder falsche Verteilerschlüssel
Wenn kein Schlüssel im Mietvertrag definiert ist, gilt der gesetzliche nach Wohnfläche. Fehler hier können zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung führen.
Übliche Verteilerschlüssel:
- Wohnfläche (gesetzlich vorgeschrieben, wenn keine andere Vereinbarung besteht)
- Anzahl der Personen (z. B. bei Müllgebühren oder Wasserverbrauch)
- Einheiten (z. B. bei gleich großen Wohnungen)
- Verbrauchsabhängig (z. B. Heizkosten oder Warmwasser laut Zählerstand)
- Miteigentumsanteile (vor allem in Eigentümergemeinschaften)
Tipp: Der gewählte Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag klar geregelt sein oder den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
3. Verspätete Abrechnung
Nach § 556 BGB muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.
4. Nicht plausible Werte
z. B. sprunghaft erhöhte Heizkosten ohne Begründung. Das führt oft zu Nachfragen oder Widersprüchen.
Als Faustregel gilt: Steigen einzelne Kostenpositionen im Vergleich zum Vorjahr um mehr als 10–15 %, sollte eine genauere Prüfung erfolgen. Bei einem Anstieg von über 20 %, insbesondere bei:
- Heizkosten
- Wasser-/Abwasserkosten
- Hausmeisterdiensten oder Winterdienst
… sollten Vermieter Belege bereithalten und eine schriftliche Erläuterung in die Abrechnung aufnehmen. Ein plötzlicher Mehrverbrauch oder eine ungewöhnliche Preissteigerung muss nachvollziehbar erklärt werden – sonst drohen Widersprüche oder sogar Rückforderungen.
5. Kein Abzug für Leerstand
Bei leerstehenden Wohnungen müssen die Kosten auf den Vermieter entfallen – ein häufig übersehener Punkt.
Tipp: Verwenden Sie eine professionelle Abrechnungssoftware und lassen Sie die Abrechnung im Zweifel von einem Fachmann prüfen.
Warum viele Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung überfordert sind
Die Nebenkostenabrechnung gilt nicht umsonst als eine der größten juristischen Stolperfallen für Vermieter und Hausverwalter. Gerade Kleinvermieter ohne professionelle Hausverwaltung sehen sich jedes Jahr aufs Neue mit komplexen Anforderungen konfrontiert: gesetzliche Fristen, differenzierte Kostenarten, unterschiedliche Umlagemaßstäbe und eine Vielzahl an Einzelpositionen machen die Abrechnung aufwändig und fehleranfällig.
Ein häufiges Problem besteht darin, dass Vermieter ihre Abrechnungen auf Basis von Excel-Tabellen oder veralteter Software durchführen. Dabei fehlt oft die rechtssichere Differenzierung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Posten. Besonders problematisch ist dies, wenn Rechnungsbelege nicht systematisch archiviert wurden oder die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Mieter nicht sichergestellt ist.
Auch die Vielzahl regionaler Besonderheiten bei den Betriebskostenverordnungen und Preissteigerungen im Energie- und Entsorgungssektor führen dazu, dass Vergleichswerte fehlen und das eigene Abrechnungsverhalten schwer einzuordnen ist. Hausverwalter geraten unter Zeitdruck, Vermieter verspäten sich mit der Fristwahrung oder ziehen schlicht die falschen Schlüsse aus ihrer Kalkulation.
Nicht selten kommt es durch diese Unsicherheiten zu Mieterprotesten, formellen Widersprüchen oder sogar zu Klagen. Dabei ließe sich vieles vermeiden, würde man sich rechtzeitig fachlich unterstützen lassen oder auf professionelle Tools zur Nebenkostenabrechnung setzen.
Hinweis: Eine strukturierte Vorbereitung der Abrechnung – inklusive einer digitalen Belegsammlung, automatisierter Verteilerschlüssel und transparenter Kommunikation – entlastet nicht nur, sondern schafft auch Vertrauen auf Seiten der Mieter.
Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zur Bruttowarmmiete, um die Grundlagen besser zu verstehen.
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